مذاکره مجازی

آداب مکالمه با تلفن

مذاکره مجازی

مذاکره چیست را در مقاله های قبلی آموزش دیدیم، حال مذاکره مجازی را بررسی می نماییم.

در این بخش قصد دارم مذاکره ه مجازی را شرح دهیم.

مثال هایی از مذاکره مجازی:

مذاکره تلفنی – مذاکره آنلاین – مذاکره پیامکی – مذاکره با شبکه های اجتماعی

 

مذاکره مجازی شامل سه اصل می باشد:

  • دانش و آگاهی نسبت به موضوع

این مرحله خود شامل زیرشاخه های (فنی – مکالمه – رفتارشناسی) می باشد، که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

 

  • نگرش و بینش

دید و هدف ما در طول مذاکره را مشخص می نماید.

 

  • مهارت

تمرین و آموزش های ما که حالا به مهارت تبدیل شده.

 

در جامعه ما سه دسته افراد داریم:

  • بصری
  • سمعی
  • لمسی

 

در زیر به هر کدام از حس ها با راه حل آن خواهیم پرداخت تا در مذاکره مجازی بتوانیم از آن استفاده نماییم:

افراد بصری را چگونه می تواند شناخت:

اینگونه افراد، افرادی برونگرا می باشند که دارای خصوصیاتی نظیر:         تن صدای بلند – استفاده از کلمه های کوتاه – مکالمه های کوتاه و … می باشند که باید با این افراد باید مذاکره ای تلفنی یا مجازی کوتاهی در نظر گرفت، با صدای بلند و مانند خودشان ارتباط گرفته شود، این افراد حوصله جملات بلند و کتابی را ندارند و باید کوتاه و روان با این دسته صحبت نمود ولی بهترین راه با این افراد یک تماس کوتاه و دعوت به یک جلسه حضوری می باشد.

 

افراد سمعی را چگونه می توان شناخت:

این افراد دارای خصوصیاتی نظیر: صدای آرام، علاقه به واژه های کتابی، جملات بلند و در مذاکره با این افراد سکان مکالمه باید در دست ما می باشد. این افراد بهترین کسانی هستند که می شود در مذاکرات مجازی با آنها مذاکره نمود زیرا نقطه تصمیم گیری این افراد گوش هایشان می باشد.

 

افراد لمسی را چگونه می توان شناخت:

این افراد دارای خصوصیانی نظیر: اهل شوخی، افرادی احساسی، استفاده از واژه های محبت آمیز و … می باشند. پس از افراد سمعی بیشترین تاثیر مذاکره مجازی روی این دسته از افراد می باشد.

اولین رفتار ما باید این باشد که بتوانیم، هر سه مورد (سمعی، بصری، لمسی) باشیم. یعنی با کسانی که سمعی هستند سمعی باشیم، کسانی که بصری هستند بصری باشیم و کسانی که لمسی هستند لمسی باشیم بطور خلاصه می توان اینگونه گفت:

مذاکره کننده حرفه ای باید بتواند نقش های مختلف را بپذیرد:

برای افراد:

 

مذاکره تلفنی

یک مذاکره تلفنی شامل سه قسمت عمده می باشد که در ادامه به آن می پردازیم.

  1. آغاز مکالمه
  2. انجام و ادامه
  3. پایان دادن

 

در یک مذاکره تلفنی با توجه به اینکه ما چهره و صورت نداریم در نتیجه زبان بدن هم نداریم پس باید توجه خود را بر روی کلماتی که به کار می بریم و لحن خود داشته باشیم.

بطوری که بیشتر از ۸۰% اثرگذاری ما در مذاکره تلفنی با لحن می باشد و کمتر از ۲۰% استفاده مناسب از کلمات می باشد.

بخش های مختلف مذاکره تلفنی را در ادامه بیشتر توضیح می دهیم

آغاز مذاکره:

قبل از آغاز مذاکره مهمترین نکته آراستگی ما می باشد. شاید بگویید که پای تلفن !!! بله دقیقاً،

درست است که طرف مقابل ما را نمی بیند و چهره و سیمای ما مشخص نیست ولی مطمئن باشید که ما با آراستگی خود هم بر روی خودمان هم بر روی طرف مذاکره کننده تاثیر مستقیم می گذاریم و این تمیزی و آراستگی کاملاً اثر گذار می باشد.

پس از آراستگی با یک نفس عمیق خود را برای مذاکره آماده می کنیم.

همیشه توجه داشته باشید که لبخند بر روی لبانمان باشد. شاید با خود بگویید که پای تلفن که کسی لبخند ما را نمی بیند!!! اتفاقاً می بیند…

شما با لبخند زدن ابتدا یک انرژی به خود می دهید و سپس همانطور که در قبل هم اشاره شد با لحن که بیشتر از ۸۰% ارسال اطلاعات می باشد، شما توانیته اید با یک لبخند کوچک این حس زیبا را به طرف مقابل هم منتقل نمایید. پس همیشه یادمان باشد که لبخند بر روی لب داشته باشیم و با لبخند زدن به مذاکره خود بپردازیم.

حالا زمان آن رسیده که یک جای مناسب برای خود در نظر بگیریم.

انتخاب مکان مناسب هم بسیار تاثیر گذار می باشد.

سعی کنیم برای مذاکره تلفنی هم پشت میز خود بنشینیم.

مکانی که همیشه برای کار و مذاکره خود داشته ایم را برای مذاکره تلفنی هم انتخاب نماییم.

و یک کاغذ و خودکار هم تهیه می کنیم و کنارمان می گذاریم تا آماده شروع مذاکره شویم.

برگه برای نوشتن بسیار مهم می باشد چون بارها ما نیاز به یادداشت خواهیم داشت.

ادامه مذاکره

توجه داشته باشید وقتی می خواهیم مذاکره اصولی و موفقی را پشت سر بگذاریم باید پایه ها و مقدمات هم اصولی و با برنامه باشد.

ما هیچ وقت نباید در مذاکره چیزی را فراموش کنیم که مجبور بشیم از طرف مذاکره کننده درخواست نماییم مجدد تکرار نماید. پس با یک کاغذ و خودکار خود را آماده مذاکره می نماییم.

معرفی در اول تماس بسیار مهم و انرژی زا می باشد.

ما اگر اسم طرف مقابل را می دانیم، با اسم طرف مقابل را صدا نماییم بسیار باعث انرژی دادن می شود و ما می توانیم مذاکره را به شکل اصولی پیش ببریم.

اگر نام طرف مقابل را نمی دانیم، یک بار می پرسیم و در کاغذ خود حتماً یادداشت می نماییم،

چون به هیچ وجه نباید نام کسی را فراموش کرد و دوباره آن را پرسید.

صدا کردن کسی با نامش حال هر کس را بهتر می کند.

پس تا الان مقدمات یک مذاکره تلفنی را آموزش دیدیم.

بعد از سلام کردن بهترین حالت این می باشد که ما بدانیم در موقع مناسبی صحبت می نماییم یا خیر، با یک سوال خیلی راحت که الان زمان مناسبی می باشد از وضعیت طرف مقابل به خوبی آگاه می شویم.

حالا وقت آن رسیده که وارد بخش انجام و ادامه مذاکره بپردازیم.

ما باید بتوانیم مذاکره را اصولی پیش ببریم، ابتدا لازم است دانش طرف مقابل را ارزیابی نماییم.

ما باید در طول مذاکره با انرژی باشیم باید طوری رفتار نماییم که اگر با ده نفر صحبت کردیم همانند نفر اول صحبت نماییم، با انرژی و شاداب.

یادمان هم باشد که خنده بر روی لبانمان نقش بسته باشد و با خنده رویی مذاکره را ادامه دهیم.

خنده رویی به این معنی نیست که ما مسخره یا شوخ باشیم،

در مذاکره ما کاملاً جدی هستیم بهمراه مهربانی.

پس بصورت جدی ولی مهربان و خنده رو به مذاکره ادامه می دهیم.

در مذاکره و مذاکره تلفنی و حتی در زندگی روزمره باید از کلمات ساده استفاده نماییم.

ساده سازی در بکار بردن کلمات داشته باشیم. به هیچ وجه از کلمات تخصصی و سخت استفاده نکنیم تا مذاکره به شکل روان ادامه پیدا کند و به همان شکل اصولی پیش رود.

سرعت صحبت کردن ما در طول مذاکره باید همانند طرف مقابل باشد.

اگر طرف مقابل با سرعت بالا صحبت کرد ما هم مقداری سرعتمان را افزایش می دهیم، اگر سرعت کم باشد ما هم مقداری از سرعتمان را کم می کنیم.

ما در هر صورتی مسئول هستیم پس طوری رفتار می کنیم که طرف مقابل هم بداند که با یک مسئول صحبت می کند و خواسته اش را مطرح کند حتی اگر ربطی به ما نداشته باشد و در حیطه کاری ما هم نباشد، می توانیم بگوییم که پیگیری می کنیم و خبر می دهیم.

اگر در حین صحبت طرف مقابلمان اشتباه کرد به هیچ وجه نباید مسخره کنیم.

در مذاکره باید گوش خوبی باشیم، یعنی خوب گوش بدهیم و به هیچ وجه حرف بعدی، جمله بعدی طرف مقابل را پیش بینی نکنیم و بگذاریم تا انتها حرف خود را بزند.

حواسمان باشد که با یک لحن به مذاکره نپردازیم تا طرف مقابل احساس خستگی نکند.

ما به هیچ وجه نباید به خود اجازه بدهیم که حرف طرف مقابل را قطع کنیم.

از کلمات رسمی ولی ساده استفاده کنیم.

در پایان با ذکر نام طرف مقابل از او تشکر می کنیم بابت اینکه گوش داده به حرف های ما و ما به هیچ وجه اجازه قطع کردن تلفن را قبل از مشتری نداریم. حواسمان باشد که تلفن را نگه می داریم و بعد از قطع شدن از طرف مقابل ما گوشی را می گذاریم.

امیدوارم از این نکات در مذاکرات تلفنی خود بهره ببرید و یک مذاکره اصولی موفق داشته باشید.

به هیچ وجه اجازه ورود احساسات را به مذاکره هایمان ندهیم.

وقتی ما اجازه می دهیم که احساس در تصمیم ما دخیل شود مطمئن باشیم که نمی توانیم یک مذاکره اصولی داشته باشیم و حتماً تاثیر خواهد گذاشت،

حتی اگر کم و خیلی ریز باشد.

پس حواسمان باشد که مسیر احساس با منطق در مذاکره فرق می کند و جداست.

امیدوارم با تمرین مراحل بالا بتوانیم مذاکره مجازی موفقی داشته باشیم.

اگر این مطالب برای شما مفید بود می توانید آن را با دوستانتان به اشتراک بگذارید

درباره نویسنده

من علی بهرام پور، نویسنده، مدرس و مربی اصول و فنون مذاکره هستم و قصد دارم در این وبسایت مطالب کاربردی و مورد نیاز را که در سالیان فعالیتم در بلاروس و ترکیه و ایران عزیز بدست آوردم را به اشتراک بگذارم.

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *