آداب مکالمه با تلفن / ۱۲ روش کاربردی
آداب مکالمه با تلفن باعث می شود بسیار حرفه ای تر در طول روز با اطرافیانمان برخورد کنیم
درک و آگاهی از اینکه آداب مکالمه با تلفن نیازمند مهارت های خاص است،
موجب شده نسبت به دیگران حرفه ای تر برخورد کنیم.
تا به حال فکر کرده اید صحبت کردن پشت تلفن با دوست،
رئیس یا شریکتان متفاوت است و نیازمند دانستن تکنیک های منحصربه فردی خواهد بود؟
در این مقاله با ما همراه باشید تا ۱۲ مورد از بهترین و رایج ترین روش مکالمه تلفنی مودبانه را ارائه دهیم:
برداشتن تلفن
در تماس های کاری بهتر است بعد از ۲ تا ۳ مرتبه زنگ خوردن، پاسخ دهید.
نه در برداشتن تلفن عجله کنید نه خیلی دیر عمل کنید. اگر بیش از ۳ بار زنگ بخورد و تلفن را جواب ندهید،
فرد احساس می کند نادیده گرفته شده است که در کسب و کار امری ناپسند خواهد بود.
احوال پرسی مودبانه
در ابتدای تماس حتما به درستی سلام و احوال پرسی کنید.
اینکه مکالمه را با انرژی مثبت و بانشاط شروع کنید؛
موفقیت در مذاکره تلفنی را چندین برابر خواهد کرد.
حتی می توانید سبک ویژه ای را برای ارتباط اولیه داشته باشید و همان را در تمام مکالمات تلفنی خود به کار ببرید.
برای مثال: سلام، امروز چطور هستید؟ ممنون که به یاد من بودید یا ممنون که تماس گرفتید.
خودتان را معرفی کنید
در مکالمه های کاری اصولا مردم از یکدیگر شناخت کمتری دارند، در نتیجه لازم است حتما خود را قبل از شروع صحبت کردن معرفی کنند.
در معرفی خود شاداب و پرانرژی باشید تا فرد مقابل از حسن نیت و هدف شما خبردار شود.
برای مثال: سلام، من ….. هستم. حالتان خوب است؟
تن صدای مناسب داشته باشید
حتما تن صدای خود را شناسایی کنید. با صدای بلند صحبت کردن فرد مقابل را آزار داده و امکان دارد تلفن را از گوش خود فاصله دهد.
بیش از حد آرام صحبت کردن نیز، مفهوم مکالمات شما را به خوبی انتقال نداده و خطاهای شنیداری ایجاد می شود.
با تن صدای نرمال هم به طرف مقابل احساس راحتی منتقل می کنید هم ارتباط کلامی لازم را با یکدیگر برقرار خواهید کرد.
خوردن و آشامیدن ممنوع
یکی از بی ادبانه ترین عملی که می توان انجام داد، خوردن در طول مکالمه تلفنی است.
نوشیدن آب، غذا خوردن، آدامس جویدن کارهایی هستند که جلوه ای بسیار زشت داشته و باعث بهم ریختن تمرکز فرد مقابل می شود.
حتما قبل یا بعد از غذا، قرار تلفنی بگذارید.
همچنین اگر در حال خوردن غذا هستید و تلفنتان زنگ می خورد با یک عذرخواهی از فرد بخواهید در زمان دیگری تماس بگیرد.
عوامل حواس پرتی
در حین صحبت کردن با تلفن، ابزاری که باعث بهم خوردن حواستان می شود را از خود دور کنید.
برای مثال تلویزیون و موسیقی یکی از رایج ترین عناصری هستند که حواس شما را مختل می کنند و از مکالمه تلفنی عقب خواهید ماند.
سعی کنید مکانی آرام و بدون وسوسه را برای مکالمه تلفنی خود انتخاب کنید.
تماس مجدد
اگر در شرایط سخت و ناسازگاری هستید از طرف مقابل بخواهید در ساعت معینی مجدد تماس بگیرد.
در شرایط سخت پاسخ دادن انرژی شما را حدر داده و فن بیان انسان را کاهش می دهد.
اما به یاد داشته باشید حتما زمان و تاریخ دقیقی را برای پاسخ دهی تعیین کنید و در همان زمان هم جواب دهید.
برای مثال: عذر می خوام، الان در شرایط مناسبی نیستم. امکانش هست در روز X و ساعت X تماس بگیرید (یا با شما تماس خواهم گرفت).
ببخشید، در حال حاضر شرایط مناسبی برای پاسخ دهی ندارم اما در اسرع وقت باهاتون تماس می گیرم.
پایان مکالمه در آداب مکالمه با تلفن
لازم به تذکر است که انتهای مکالمه به اندازه شروع آن حائز اهمیت بوده و تاثیر زیادی را بر روی فرد مقابل خواهد گذاشت.
از آنجایی که در مکالمه تلفنی زبان بدن درگیر نبوده و قابل تشخیص نیست؛
ضروری است با لبخند و انرژی مثبت مکالمه تلفنی را به پایان برسانید.
حتما در آخر صحبت های خود تشکر و خداحافظی کنید تا بر تمام شدن مکالمه تاکید کنید.
نام و نام خانوادگی
در طول مکالمه تلفنی با افراد مهم و دارای مقام، بهتر است از نام فامیلی آن ها استفاده کنید.
حرفه ای است که در کسب و کار خود اشخاص را با نام خانوادگی آنها صدا بزنید و رسمی تر برخورد کنید.
تقویت فن بیان
در مکالمات تلفنی به دلیل اینکه زبان بدن انسان از معرض دید خارج است،
حتما باید روی فن بیان خود کار کنید.
فن بیان صحیح در شان و شخصیت شما تاثیرگذار بوده و فردی کاریزماتیک را نمایان خواهد کرد.
در نظر داشته باشید هرگز از عبارات و اصطلاحاتی که در مکالمات دوستانه استفاده می کنید در کسب و کار خود به کار نگیرید.
صبر را تمرین کنید
در برخی مواقع مجبور هستیم، برای سرویس دهی بهتر منتظر باشیم.
صبور باشید و اگر از شما درخواست شد، مودبانه منتظر بمانید.
در زمان انتظار، مشغول به تمرکز بر مکالمه بهتر یا عملی که به گفتگو شما کمک می کند شوید.
در کسب وکار برای خدمات دهی بهتر و حرفه ای گاهی تماس گیرنده را برای چند ثانیه یا چند دقیقه به حالت تعلیق قرار می دهند،
این عمری طبیعی است و از هرگونه تنش و بی ادبی غیرواقعی اجتناب کنید.
وقت شناس باشید
بهترین فرصت برای تلفن های کاری از ساعت ۹ تا ۵:۳۰ (وقت کاری در ایران) است.
به هیچ عنوان قرارهای تلفنی خود را صبح خیلی زود یا به آخر شب موکول نکنید.
فقط در برخی شرایط و با هماهنگی قبلی می توانید در غیر ساعت کاری با مشتری یا شریک خود مکالمه تلفنی انجام دهید.
در غیر این صورت مودبانه و حرفه ای نخواهد بود.
نکات ظریف در آداب مکالمه با تلفن
- در حین رانندگی هرگز به تلفنی پاسخ ندهید.
- اگر آنتن دهی دچار مشکل شد، عذرخواهی کرده و در مکانی مناسب مجدد تماس بگیرید.
- در حین گفتگو یادداشت برداری کنید.
- اگر صحبتی را متوجه نشده اید، در کمال احترام از فرد بخواهید واضح تر برایتان توضیح دهد.
- اگر رو در رو در حال صحبت کردن با کسی هستید، هرگز تلفن خود را جواب ندهید.
برخی افراد حضوری در حال مکالمه هستند و گوشی خود را پاسخ می دهند.
(این نوع بی احترامی ها توجیهی ندارند و افراد را از تماس پشیمان می کند) - اگر تماس گرفتید و پاسخی دریافت نکردید؛ هرگز پشت هم زنگ نزنید.
اینکه از طرف شما ۲۰ تلفن بی پاسخ روی مبایلشان نمایش دهد اصلا خوشایند نیست.
در این مطلب متوجه شدیم آداب مکالمه با تلفن به اندازه مذاکره رو در رو از اهمیت زیادی برخوردار بوده و تاثیر بسزایی در روابط خواهد گذاشت.
اینکه در مکالمه تلفنی چه بگوییم به تجربه و دیدگاه شما بستگی دارد اما نحوه صحبت کردن
با مشتری در کسب و کار نیارمند تکنیک و مهارت های موشکافانه و دقیقی است.
اگر می خواهید در این زمینه قوی شوید باید آموزش مکالمه تلفنی را در دستور کارتان قرار دهید تا بتوانید معامله و توافق های موفقیت آمیزی را رقم بزنید.
در این مقاله به آداب مکالمه با تلفن پرداختیم.
درباره علی بهرام پور
من علی بهرام پور، نویسنده، مدرس و مربی اصول و فنون مذاکره هستم و قصد دارم در این وبسایت مطالب کاربردی و مورد نیاز را که در سالیان فعالیتم در بلاروس و ترکیه و ایران عزیز بدست آوردم را به اشتراک بگذارم.
نوشته های بیشتر از علی بهرام پور14 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
ممنونم از شما استاد بهرام پور عزیز
توضیحات خیلی جامع و کامل بود
نکات کاربردی بود استاد بهرام پور
واقعا اگر رعایت شود عالیست
عالی بود، مرسی از نکات خوبتون
عالی بود مرسی استفاده کردم آقای بهرام پور
با سلام
مطالب بسیار مفیدی ارائه کردید استاد بهرام پور
سپاس گزارم
نکات مفید و فوق العاده ای بود واقعا استفاده کردم
عااالی استاد داداش علی
واقعا استفاده بردم
حتما نکات رو تمرین میکنم
از مقاله های شما خیلی استفاد بردیم ممنون ازشما
با سلام مطالب خیلی مفیدو کاربردی ارائه دادین سپاسگزارم استاد بهرام پور
سلام استاد مطالب خیلی عالی هست ممنون و سپاسگزارم
تشکر زیاد
استاد بهرام پور عزیز
ممنون از مطالب فوق العادتون.
عرض سلام وخداقوت خدمت استاد بهرام پور
بسیار مفید بود برای بنده
من سرکارجدیدم رو ۱۰ روزه شروع کردم وخیلی مطالب شما به من کمک کرد ودر راستای کارم بود.خییییلی ممنون وان شاالله همیشه موفق وپایدار باشین
با سلام در این نوشتار که مرقوم کرده اید ، هدر با ح جیمی نیست و عمری نیست امری هست (آداب نوشتن)