دستور جلسه

دستور جلسه

دستور جلسه

دز این مقاله به دستور جلسه می پردازیم.

با باز شدن مذاکره و یک سری قضاوت های درونی درباره ی طرف مقابل، لازم است که در بحث کردن درباره ی صورت جلسه ی مذاکره هم پیشرفت هایی داشته باشیم.

البته این کار مورد علاقه ی طرف مقابل هم هست و شاید لازم باشد که جلسه دوباره ارزیابی گردد.

آیا می شود که برای این کار از یک شریک در مذاکره استفاده کنیم

یا مهم نیست که این کار چقدر سخت است

و یا به توافق بازنده / بازنده منجر گردد؟

باختن یعنی رسیدن به نتیجه ای که مورد خواسته ی هر یک از طرفین نبوده

و یا نرسیدن به کیفیت مورد نظر  (در تعیین علایق، نیازها، ترجیحات، زمانبندی، بودجه و غیره).

ما سعی خواهیم کرد که مستقیماً به این شرایط بپردازیم.

 

نیازها

می دانیم که جلسات مذاکره برای حل نیازهای دو طرفه هستند. برای مثال:

  • ما نیاز داریم که ماشین جدیدی بخریم و فروشنده ی ماشین نیاز دارد آن را بفروشد
  • ما نیاز داریم که یک شرایط کاری پیدا کنیم و مدیریت نیاز دارد که یک کارمند برای انجام سفارشات معوقه پیدا کند

بحث در جلسات فرصتی را برای ما بوجود می آورند که گزینه های مورد نظرمان را نشان دهیم و از علایقمان دفاع کنیم.

و همچنین موقعیت مورد نظرمان را فروخته و از پذیرش آن توسط طرف مقابل سود ببریم.

همچنین سعی خواهیم کرد که توضیحاتی از موقعیت مورد نظرمان برای طرف مقابل بدهیم و نشان دهیم نادیده گرفتن آن غیر ممکن و غیر قابل قبول است.

البته ممکن است که طرف مقابل مان هم دقیقاً از همین تاکتیک برای ما استفاده کند.

 

دستور جلسه

 

مثال

یک تاکتیک استاندارد برای بررسی یک ماشین دست دوم بررسی مقدار مایل حرکتش، چک کردن تایرها و یا خراش های روی بدنه ی ماشین است.

این فرایندها یک طرح یا پیشنهاد هستند اما اگر فروشنده خریداران زیادی داشته باشد و قبلاً این تاکتیک ها را دیده باشد، به راحتی با دستکاری می تواند اینها را مخفی کند.

آیا خریدار واقعا این ماشین را می خواهد یا نه؟

 

مقاله زبان بدن را از دست ندهید

 

سوالات اظهار کننده مثل “چطور می توانید این موقعیت را قضاوت کنید؟”

می تواند باعث شود که طرف مقابل موضعش را نشان دهد و این به فرایند مذاکره کمک می کند.

با پرسیدن پی در پی سوالات، مشکلات در رسیدن به راهکار توافق دو طرفه مشخص می گردد و بنابراین ما را قادر می کند تا از زمینه ی احساسی بالا کمک بگیریم و بحث قوی تری داشته باشیم.

تقسیم کردن اعضای طرف مقابل وقتی به کمک مان می آید که بدانیم آنها در بین خودشان اختلافاتی دارند و این کار کمک بزرگیست برای رسیدن به راهکار توافق مذاکره.

البته چنین نکاتی می توانند برعکس هم باشند و ما باید دقت کنیم که طرف مقابل مان از چنین روش هایی برایمان استفاده نکند.

 

مقاله مذاکره را مشاهده کنید

 

پس در مثال بالا، هر تلاشی از سمت فروشنده ی ماشین برای فروش ماشینش به شریک ما که با صدای بلند تمایلش را به خرید ماشین اعلام می کند، در زمانیکه ما بهترین قیمت یا پیشنهاد را برای خرید ماشین گرفتیم، می تواند برایمان مشکل بوجود آورد.

در واقعیت احتمالش وجود ندارد که طرف قابل هریک از حرکت های اصلی اش را برای هیچ چیز انجام دهد.

بنابراین ما باید اعلام کنیم که آماده ی حرکت به شیوه هایی هستیم که طرف مقابل را به حرکت واداریم.

این علائم باید پیش از شروع جلسه فرستاده و دریافت شوند تا طرح یا پیشنهاد منجر به چانه زنی اصلی را شکل دهند.

 

طراحی

جلسه ی امروز توضیح می دهد که چگونه در جلسه با ایجاد طرح های خاص، پیشرفت داشته باشیم.

ما درنظر خواهیم گرفت:

  • زمانبندی
  • تشویق طرح ها
  • بهترین فرمول
  • اصول دفاعی
  • موانع جلسه

 

نکته: تمام آماده گی ما ارزش خود را در این مرحله ی مهم و حیاتی ثابت می کنند.

زمانبندی

زمان خاص و مناسبی برای هر طرح در جلسه ی مذاکره وجود دارد و مذاکره کنندگان با تجربه حس می کنند که چه زمانی، زمان درست است.

این حس زمانبندی یکی از توانایی های فروشنده است برای انتخاب زمان درست و نزدیک به فروش.

این مقاله هم مفید است
کنترل مذاکره پیش از شروع مذاکره

نحوه ی پیدا کردن این زمان بجای آزمون و خطا در زیر آنالیز شده است.

خروج از هر مرحله از بحث ما را به مرحله ای می رساند که مجبور به پیشرفت در جلسه باشیم و ساختن طرح، گام واضح بعدیست.

این روش می تواند این حس را در طرف مقابل ایجاد کند که برای مذاکره آماده نیست و پیشرفتی نکرده است. (اگرچه اگر طرف مقابل خیلی مضطرب بوده و نتواند در جلسه به نتیجه گیری برسد، می شود با دادن امتیاز سریع و اصلی این نقص را جبران کرد و فرایند جلسه را سرعت بخشید).

وقتی موضوعات جلسه ی ما اضطراری بوده و یک یا هر دو مذاکره کننده ی ما حس قوی نسبت به سرنوشت جلسه داشته باشند،

یک نیروی مقاومت ناپذیر وجود خواهد داشت که جلسه را به سمت توافق پیش می برد،

بخصوص اگر طرفین تمایل قوی برای رسیدن به توافق داشته باشند.

در چنین شرایطی طرح ها خلاصه ای از موقعیت هر یک از طرفین را ارائه می نمایند.

برعکس این فرایند طبیعی در توریسم دیده می شود که پروفسور پارکینسون (که قانون پارکینسون از آن گرفته شده) آن را بیان کرده و می گوید زمان صرف شده برای تصمیم گیری نسبت عکس دارد با هزینه های صرف شده اش.

کمیته ای برای تعیین زمان صرف شده ی تصمیم گیری درباره ی جابجایی فنجان های غذاخوری تعیین گردید.

اما فقط چند دقیقه برای تصمیمات اصلی و آن هم توسط چند عضو فهمیده شد.

 

مقاله زبان بدن را مشاهده کنید

 

همین قضیه در مذاکره هم درست است:

وقتی موضوعات کوچک با کمیت های آماده ی زمان ترکیب می گردند، پیشرفت در جلسه می تواند بسیار کند باشد و توجه بیشتر صرف موضوعات اجتماعی گردد.

در آخر، درباره ی استفاده از زمان بعنوان تاکتیک اصلی جلسه آگاه باشیم.

حرکت های منطقی در مراحل اولیه ی جلسه می توانند برای مذاکره کنندگان ماهر غیر جذاب باشند

و این باعث می شود که یکی از آنها از مربع پایه در یک حرکت به مربع نهایی پرش کند.

ممکن است یک سوال ساده و نا آگاهانه پرسیده شود:

ما هر دو سرمان شلوغ است و من مطمئنم که می توانیم این معامله را خیلی سریع ببندیم. البته اگر شما هم موافق باشید

-بله. به نظر ایده ی خوبی می آید.

پس خط پایه ی شما چیست؟

نشان دادن این موقعیت می تواند از لحاظ حرکت تجاری از موقعیت پایه برای طرف مقابل مشکلاتی را ایجاد کند.

البته چند گزینه ی جایگزین برای توافق طرح مذاکره کنندگان بدون اختلال در مذاکره وجود دارد.

 

تشویق به ایجاد طرح

اگر حس کنیم که زمان برای ارائه ی طرح درست است، اما مطمئن نباشیم که این احساس دوطرفه است یا نه، همیشه می توانیم بپرسیم.

مهارت های توی دست یعنی تشویق طرف مقابل به اعتماد کردن و سعی نکردن برای دروغ گفتن، بسیار ارزشمند هستند.

جدا از فرصت دادن به طرف مقابل برای پیش بردن جلسه، تشویق شان به پیش بردن طرح شان در یک فضای باز به پیشرفت جلسه کمک خواهد کرد.

چنین مراحلی برای انجام شدن نیاز به علائم غیر کلامی خاص، لبخند گرم، سر تکان دادن محترمانه، و سطح بالای توجه (تماس چشمی و تکیه دادن به پشت، اما صورت به سمت شخص مقابل) دارد.

این که چه کسی اولین طرح را بدهد و چه کار باید بکند، مباحثی هستند که مذاکره کنندگان با تجربه به آنها توجه می کنند.

در کل فشار روی کسی که می خواهد شروع کننده ی طرح باشد، بالاست و با پذیرش طرف مقابل، روند توضیحش سرعت پیدا می کند.

و این همان چیزیست که ما توی جلسه به آن نیاز داریم.

 

مقاله پوکر فیس را مشاهده کنید

 

هدف اصلی از مرحله ی بحث کردن در جلسه، جلب توجه ی طرف مقابل به هریک ازآیتم های دستور جلسه است و بحث کردن برای دفاع از این آیتم هاست.

این نشان می دهد که قیمت ترجیحی فروشنده فراتر از منابع خریدار است و برخی امتیازات از این طرح برای ابقای خریدار در جلسه، ضروری می باشد (یک بحث مشابه را می توان برای خریداری پیش آورد که سعی دارد پیشنهاد خیلی ارزانی بدهد و این برای فروشنده یک ریسک محسوب می شود.)

این مقاله هم مفید است
برخورد با افراد غیرمنطقی

پس باز شدن این مورد بعنوان واقعیتی شناخته می شود که برای شخص ارائه کننده ی طرح سود داشته باشد و بی تردید به دنبال حرکتی است در جهت موقعیت طرف مقابل و بهترین حالت این است که طرفین مذاکره با داشتن امتیازات تجاری به سمت هم حرکت کنند.

 

بهترین فرمول

ارائه ی طرح بسیار مهم و بحرانی است.

بهترین فرمول یعنی نشان دادن طرح ما با استفاده از روش تنظیم شرایط. برای مثال:

اگر ما پرداخت ۳۰ روزه داشته باشیم، می توانیم به درخواست قیمت مورد نظرمان برسیم.

وقتی پلی بین مرحله ی بحث جلسه و نتیجه گیری برای چانه زدن لازم باشد، هریک از طرفین یک طرح آزمایشی را معرفی خواهند نمود.

اینها فرایند را به جلو سوق می دهند و خطری برای توافق روی اصول پذیرفته نشده هم وجود نخواهد داشت.

یک مثال واقعی از آن این است:

به شما خواهم گفت که ترتیبات به چه شکل خواهد بود:

شاید شما راهی را برای سرعت بخشیدن به مرحله ی پرداخت پیدا کنید. مثلا در ۳۰ روز.

حالا می توانیم راهی را برای کاهش قیمت با همدیگر پیدا کنیم.

اگر این روش منجر به ایجاد یک پاسخ ساختارمند شود،

شاید یک طرح فرمولیزه شده همسو با خط اول این مثال پیدا شود.

 

دفاع از اصول و موانع جلسه

این مرحله ایست که احتمالاً در آن خط مبنای خودمان را که پایین تر از حمله و تهدید کردن طرف مقابل است، پیدا می کنیم.

این ریسک می توانست وجود داشته باشد که درحالیکه این شرایطمورد توافق قرار گرفته،

طرف مقابل یک عنصر جدید را در جلسات معرفی کند

و یک فضای ساختارمند برای مذاکره کنندگان بوجود بیاید که به آنها اجازه ی بحث روی این موضوع را بدهد.

واضح است که چنین چیزی قابل قبول نیست و تیم مجبور است که روش های منتهی به این موضوع در دستور جلسه را شفاف سازی کند و روی موضوعات دیگر به توافق برسد.

در همین زمان باید این را هم بیاد داشته باشیم که طرف مقابل مان یک نماینده ی کاملا آزاد نیست.

او دارد سازمان و یا طرف دیگری را معرفی می کند و ممکن است علاقه مندی هایش با ما فرق کند.

این علاقه مندی ها با هم همپوشانی می شوند و ما باید علاقه مندی های طرف مقابل را به سمت ایده آل های خودمان به حرکت در بیاوریم.

مثال:

یک ارباب رجوع شکایت هایی درباره ی یکی از مهندسین سرویس های ما دارد که رفتارش باعث ایجاد شکایت شده

و چند تا از کارمندانش هم شاکی هستند.

روش اولیه ی او کنار گذاشتن این شخص است(یعنی دیگر هرگز مطالبه ای برای اونمی فرستد).

 

مقاله آموزش مذاکره را از دست ندهید

 

ولی این کار می تواند با یک عذرخواهی و قول دادن به او دراین باره باشد که درحوزه های کامل این کار برایش جبران خواهد شد.

اگرچه اگر ما به موقعیت طرف مقابل فکر کنیم، خواهیم دید که این سازمان چندین نفر را دارد که مشتاقند وضعیت این مهندس را ببینند.

نقص در تخصیص مباحث به او می تواند منجر به خسارت قابل توجهی گردد.

چنین موانعی می توانند باعث سخت تر شدن برای رسیدن به توافق برنده/برنده شوند.

 

خلاصه

ارائه ی طرح برای یک مذاکره حیاتی است و مهم نیست که مباحث و اساس مذاکره چه باشد.

مثال های زیادی درباره ی ثبت تیم مذاکره وجود دارند که مناظرات را آسان تر نموده

و بدون توافق، راه حل و هیچ انتظاری پیش می روند.

اگر طرف مقابل با خواسته های ما در مذاکره همسو باشد،

بیاد داشته باشیم که مدیریت ارشد و رهبری همیشه می تواند با تغییر مذاکره کنندگان به حقوقش برسد.

چطور می شود یکی از افراد مذاکره را تغییر داد؟

طرح ها می توانند مذاکره کنندگان را رو به جلو سوق دهند.

اما باید دقیقاً برنامه ریزی شده باشند. بعلاوه نباید از نحوه ی اجرا شدن شان هم غافل بود.

دز این مقاله به دستور جلسه پرداختیم.

 

1 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *