مدیریت تعارض در جلسات

مدیریت تعارض در جلسات

در ادامه مقالات این شنبه به مقاله مدیریت تعارض در جلسات می پردزایم که ترجمه مقاله ای با عنوان Managing Conflict in Meetings می پردازیم.

اما خیلی مسخره ست باب.
ممکن نیست که بتوانیم برای صادرات پاییز محصولاتمان را آماده کنیم.
بقیه چه نظری دارند؟
کسی هست که آنقدر خنگ باشد که فکر کند آماده می شویم؟

خب.
حرف های بالا را درباره ی آلیسون دیدیم.
اما فکر می کنم که جیمز بهتر باشد و تو نتوانی مرا قانع کنی.

بسیاری از ما تنش و تعارض را در جلسات تجربه کرده ایم.
گاهی می تواند هیجان انگیز و انرژی بخش هم باشد.
اما از طرفی، می تواند به پیشرفت و احساست تیم هم صدمه بزند.
اگر در جلسه ای حضور داشته باشید و تعارضی پیش بیاید، نقش شما چیست؟
چطور می توانید آرامش را بوجود آورید؟
چگونه مطمئن می شوید که این تعارضات به کارتان لطمه نمی زند؟

 

مقاله زبان بدن با تصویر را از دست ندهید

 

درحالیکه همیشه نمی توانید جلوی تعارضات را در جلسات بگیرید،
کارهای زیادی هم هستند که می توانید برای توفق مخالفت ها و سیب رساندن به اهداف تیمتان انجام دهید.
موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • آیا می توانید جلسه ای را برای کاهش ریسک تعارض ترتیب دهید؟
  • چگونه می توانید تنش ها و تعارضات را به سمت نیروی مثبت سوق دهید تا راه حل و نتایج بهتری ساخته شود؟
  • آیا می توانید اثر منفی تعارض را کاهش دهید؟
  • چگونه می توانید به افراد دخیل در تعارض کمک کنید تا وقتی اتفاق نظری وجود ندارد، راه حلتان را بپذیرند؟

به هرکدام از این ها خواهیم پرداخت.
طبق معمول، بیاد بیاورید که دو دلیل جداگانه برای تعارض در جلسات وجود دارد.

 

مدیریت تعارض در جلسات

 

انواع تعارضات

تعارض در جلسات تجاری در دو دسته قرار دارد:

 

۱)تفاوت های حرفه ای واقعی:

تعارض می تواند از اختلافات واقعی در نظرات حرفه ای حاصل گردد.
در بسیاری از موارد، این تفاوت ها منجر به تعارض باز نمی شوند.
اما احتمالشان وقتی زیاد می شود که نتیجه بسیار مهم باشد
و تصمیم گیری برگشت پذیر نباشد و یا وقتی اثر یک تصمیم گیری غلط انعکاس بدی روی افراد حاضر داشته باشد.
وقتی این نوع تعارضات حل نشده باقی بمانند،
به سرعت بین روابط شکاف می اندازند.

 

۲)کشمکش های قدرت و مباحث شخصیتی

تعارض می تواند وقتی بوجود آید که افراد یا گروه ها همدیگر را دوست نداشته باشند
و یا حس کنند موقعیتشان تحت خطر است.
این نوع تعارض بیشتر به شخصیت افراد مربوط می شود،
نه موضوعات و تصمیمات گرفته شده.
تکنیک هایی که در زیر مورد بحث قرار خواهند گرفت، هنوز مورد استفاده قرار نگرفته اند،
اما شاید بتوانند مشکلاتتان را حل کنند.

 

مقاله مذاکره هم بدردتان می خورد

 

کاهش فرصت برای تعارض

بهترین دفاع در مقابل تعارض، آماده شدن پیش از جلسه و کنترل آن در طول جلسه می باشد.
اگر شهرتتان در اجرای جلسات ساختارمند است،
شانس کمتری وجود دارد که افراد حاضر در جلسه دستور کارشن را اجرا کنند.

دستورکار را به شکل پیشرفته آماده کرده و وقتی جلسه شروع شد، از گروه بپرسید که آیا با آن موافقند یا نه.
سپس از دستور کارتان پیروی کرده، اما خیلی سخت نگیرید.
اگر تعارضی پیش آمد، یک دستور کار خوب، آسان تر نشان می دهد که گروه چه قصدی درباره اش دارد.
اگر افراد روی اهداف جلسه با هم توافق داشته باشند،
بهم ریختگی ها منجر نمی شود که تعارض رخ دهد.

باید در جلسه هشیار باشید که فضا و پویایی افراد احتمال تعارض را همیشه بیشتر می کند.
برای همین بهتر است با دانستن سابقه ی افراد حاضر در جلسه درباره ی تعارض، افراد دردسر ساز را بشناسید
و بدانید که این افراد در هنگام تقلا برای تاثیرگذاری، طوفان بپا می کنند،
اما راه موثری برای کار کردن با آنها وجود ندارد.

این مقاله هم مفید است
اصرار به اجبار تکرار

در این شرایط، قوانین جلسه را بخوانید.
برای مثال، ممکن است قوانین جلسه به این صورت باشد:

  • افراد فقط وقتی دستشان را بالا بیاورند، اجازه ی حرف زدن دارند. و در یک زمان، فقط یک نفر می تواند حرف بزند.
  • رئیس حرف ها را بطور خلاصه بگوید تا اطمینان حاصل شود که همه موضوع را فهمیده اند.
  • از همه دعوت شود که در بحث شرکت کنند تا کسی نتواند بحث را نادیده بگیرد.

بعنوان یک رئیس، شما باید در قبال مدیریت و تقویت این قوانین محکم باشید،
چون تیمتان نیاز به تصمیم گیری دارد.
و این شمایید که فرایند تصمیمگیری را پیش می برید و باید از تمام شرکت کنندگان بپرسید که آیا با این تصمیم موافقند یا نه.

 

سود بردن از تعارضات

آیا تاکنون در جلسه ای بوده اید که در آن، تعارضی از نوع “عدم توافق حرفه ای واقعی” بطور موفقیت آمیزی حل شود؟
اگر اینطور است، می توانید از تفاوت های خود در جهت نتیجه گیری رضایت بخش، سود ببرید.

پس تعارض چیزی نیست که با هر هزینه ای از آن اجتناب شود.
در واقع، تعارض می تواند چیزی باشد که با سرعت و بهترین راه به پیشرفت خلاق برسد.
قطعا شما هم دوست ندارید که همه اتوماتیک وار همیشه “بله” بگویند
و بدون بحث همه چیز را بپذیرند.

 

مقاله حل تعارض را هم مشاهده کنید

 

متوقف کردن تعارضات بالقوه در مراحل اولیه

کلید متوقف کردن اولین نشانه های تعارض، نگاه کردن به زبان بدن است.
اگر تعارض بخاطر اختلافات حرفه ای پیش بیاید، و نه اختلافات شخصیتی، سریع به افراد اجازه دهید که نظرشان را بگویند
و مطمئن شوید که افراد فرصت اعلام عدم توافقشان را در سریع ترین زمان ممکن دارند تا موضوعات حل شوند
و بحث ها طبق یکمبنای درست پیش بروند.

چطور بفهمیم که کسی ناراحت است؟
به این علائم توجه کنید:

  • حالات صورت حاکی از عدم توافق یا ناراحتی، مثل تکان دادن سر یا چرخاندن چشم ها. کسی که ناراحت باشد، بیقرار و عصبی به نظر می رسد
  • نگاه کردن به دیگران برای اینکه بفهمد آیا زبان بدن و یا حالات صورت دیگران مخالفتشان با صحبت ها را نشان می دهد یا نه
  • درگوشی حرف زدن و یا نوشتن چیزی برای شخص دیگری. این کار ممکن است نشان دهد که شخص در حال کنترل کردن موقعیتش است و یا سعی دارد که تمرکز ها را جلب خودش بکند. این کار هر دو نوع تعارض را در بر می گیرد
  • زل زدن در یک لحظه به سخنگو یا هدف بالقوه ی مخالفت

با یافتن نشانه های تعارض، از راه حل تنظیم شده ی فعال استفاده کنید.
و چون کسی بیادش نگه نمی دارد که چه چیزهایی در جلسه گفته شده، شرایط مشکل ساز، می تواند بهتر شود.

 

حل تعارض

خب اگر از این روند پیش بروید،
آیا هنوز ممکن است تعارضات غیرمنتظره ای رخ دهد؟
آن موقع، چه می کنید؟
در اینجا از چند روش و تکنیک بکار رفته حرف می زنیم.

 

مسخ شخصیت

این کار یعنی گفتن موضوعاتی که متمرکز است بر این امر که یکی از طرفین از چه موارد گفته شده ای توسط شخص مقابل خوشش نمی آید.
بیایید به مثال قبل برگردیم:

خب.
حرف های بالارا درباره ی آلیسون دیدیم.
اما فکر می کنم که جیمز بهتر باشد و تو نتوانی مرا قانع کنی.

بعنوان یگ رهبر،
شما باید از عباراتی به این شکل استفاده کنید.

پس اگر طبق این گفته آلیسون قدرتی هم داشته باشد، قدرت جیمز از او مهم تر است.

از اینجا می توانید بحث را به آنالیز موضوعی اهمیت نسبی کیفیت های مختلف بکشانید.

 

سوال بندی

روش دیگر، تشویق کردن تیمتان برای متمرکز شدن روی تحقیق تعارض است.
افراد را تشویق کنید که بجای نشان دادن خشم و یا مخالفتشان، اطلاعات ارائه کنند.

این مقاله هم مفید است
کنترل خشم در مذاکره

برای رسیدن به این منظور، از برخی سوالات دقیق استفاده کنید.
فقط از سوالاتی که با بله و نه جواب داده می شوند، استفاده نکنید.
سعی کنید که شفاف سازی نمایید که مردم به چه فکر می کنند.
برای مثال های خاص هم سوال بپرسید و نشان دهید که ایده های غیر قابل قبول چگونه باید تغییر کنند تا قابل پذیرش شوند.
در برخی موارد، اصلاحات کوچکی برای این کار لازم است.

وقتی در یک جلسه، تعارض رخ می دهد، بعنوان مدیر باید آن را کنترل کنید.
به دیگران اجازه ندهید که به هم ریختن شما یا شخص سخنگو به تعارض دامن بزنند.

 

حذف یا کاهش تهدیدات دریافت شده

یکی از علل کلیدی خشم یا تعارض این است که مردمی که آن را حس می کنند،
تحت تهدید قرار می گیرند.
شاید احساس کنند که چیزی که رویش بحث شده، به شهرت و یا شانس رهبری کردن یک پروژه ی موفق و یا تغییر امتیازها لطمه می زند.
شاید از پروژه ای که در حال کار کردنش هستند، احساس خطر کنند.

در این باره، دو بخش وجود دارد:
درک تهدید و خود تهدید.

اینجاست که به شرح موضوع و درک کاملش نیاز دارید.
ممکن است درکش نادرست باشد، و شاید برمبنای اطلاعات ناقص و خطا باشد.
باید اطلاعات درستی عرضه کنید.
شاید هم درکش درست باشد و شخص به درستی تهدید را حس کرده باشد.
و اینجا باید شرایط را مشخص کنید.

کار دیگری که می توانید انجام دهید، اطمینان از این موضوع است که موارد مجهول را پاک کرده باشید.
چون موارد مجهول، رشته ی یک تهدید هستند.
دباره به مثال آلیسون و جیمز برگردید.
می توانید از پشتیبان بخواهید که درباره ی مزایای نامزدهای ترجیح داده نشده برای تیم حرف بزند
و اینکه چه حوزه های توسعه ای در کار لازم است.

 

مقاله زبان بدن هم بدردتان می خورد

 

کارها را خارج از خط انجام دهید

یک زمان هایی وجود دارند که نمی توانید شرایطی را در یک جلسه حل کنید.
بخصوص وقتی مشکلات مربوط به موضوعات شخصی حساس باشند که نباید در محیط عمومی مورد بحث قرار گیرند.

در این حالت،
نباید توافق کنید و جلسه ی خاصی را ترتیب دهید تا بعدا موضوعات مشخص شوند.

درآخر،
بیاد داشته باشید که گاهی ممکن نیست که همه ی افراد از نتیجه خوشحال باشند.
اگر به همه به شکل منصفانه شانس بدهید تا نظرشان را بگویند
و تصمیم گیری درستی بکنید، شاد نبودن دیگران، ربطی به شما ندارد.
و اگر شما هم طبق همین شرایط از موضوعی شاد نباشید، ربطی به دیگران ندارد.

 

نکات کلیدی

بهترین راه برای اجتناب از تعارض در جلساتتان، آماده شدن درست، صحبت کردن درباره ی تمام فاکتورها و در نظر گرفتنشان می باشد.
بسیار مهم است که مطمئن شوید که توقعاتتان با توانایی گروه هماهنگی داشته باشد.
خودتان و تیمتان را به حد کافی بشناسید
و از تنش های موجود بین افراد آگاه باشید
و راهکارهایی برای سروکار داشتن با آنها در دست داشته باشید.

اگر خشم و تعرضی پیش آمد، با پرسیدن سوال از افراد و تعیین سریع علت تعارض،
به دستور کارتان برگردید.
با پرسیدن سوال از دیگران معلوم کنید که مشکلات و موضوعاتشان چیست.
با انجام این کار، مردم را به تفکر منطقی وادار می کنید.
تا روی انرژی گروه متمرکز شده و آنها را به یادگیری و حل مشکلات تشویق کنند.

 

این اصول را در زندگی خود بکار ببرید

زمان بعدی که در یک جلسه حضور داشتید، به زبان بدن شرکت کنندگان نگاه کنید.
اگر رئیس جلسه هستید، یک جلسه ی پرسش کوتاه را در نظر بگیرید تا تنش را بین افرادی که نشانه های خشم و تعارض دارند، کم نمایید.
این کار، نه تنها به جلوگیری از تعرض کمک می کند،
بلکه بطور مفیدی شرایط را شفاف سازی می نماید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *